Yurt dışından gelen hastayı tedavi etmek, ekibinizin çoktan çözdüğü klinik bir problemdir. Bunun parasını almak ise çoğu kliniğin geç, kötü ve bir Excel dosyasında çözdüğü finansal bir problemdir. Hasta bir İngiliz kartıyla euro cinsinden kapora öder, gelir, bakiyeyi resepsiyonda nakit ya da kartla kapatır, ardından sigortasının kabul edeceği bir fatura ister. Üç para birimi, iki ödeme kanalı, kaporayla ameliyat arasında hareket eden bir kur — ve ay için tek bir rakam isteyen bir muhasebeci.
Kurallar bir kez yazıya döküldüğünde bunların hiçbiri zor değildir. Sadece her koordinatör kendi kafasına göre doğaçlama yaptığında canınızı yakar.
Fiyat vereceğiniz tek bir para birimi seçin ve ona sadık kalın
En yaygın hata, hasta hangi para birimini sorduysa o para biriminden fiyat vermektir. Yardımsever bir davranış gibi görünür. Sonucunda tekliflerinizin, rezervasyonlarınızın ve banka ekstrenizin birbirinden farklı üç şeye göre kaydedilmesi olur ve kimse günlük kur tablosu olmadan bunları eşleştiremez.
Tek bir para biriminden fiyat verin — Avrupa'ya çalışan çoğu klinik için bu euro'dur — ve dönüşümü hastanın kart sağlayıcısına ya da bankasına bırakın. Bu, kur riskini onu zaten fiyatlayan tarafa aktarır, ciro satırınızı temiz tutar ve hastanın "bana €3.200 dendi ama karttan £2.790 çekildi" tartışmasını başlatmasını engeller. İkinci bir para birimi göstermeniz şartsa, gerçek rakamın yanında bilgilendirme amaçlı olarak gösterin ve bunu yazılı olarak belirtin.
Kliniklerin yerel para biriminden fiyata gerçekten ihtiyaç duyduğu yerlerde — uluslararası listenin yanında bir de yurt içi fiyat listesi — bunları iki ayrı liste ve iki ayrı güncelleme döngüsü olarak tutun. Birini, ocak ayında güncellediğiniz bir kurla diğerinden türetmeyin.
Paranın hareket ettiği üç an
Sınır ötesi vakaların ödeme şekli öngörülebilirdir. Bunu prosedürünüze yazın, muhasebe neredeyse kendiliğinden gelir:
- Rezervasyonda kapora. Tipik olarak paketin %10–20'si. İşi, takvimdeki slotu gerçek kılmak ve iptal riskinizi karşılamaktır — tedaviyi finanse etmek değil.
- Varışta ya da öncesinde bakiye. Hasta uçağa binmeden tahsil edin, resepsiyonda değil. İlk gün klinikte toplanan bakiye, ilk gün pazarlığını yaptığınız bakiyedir.
- Kalış sırasındaki ekstralar. Ek geceler, ikinci bir seans, bir revizyon. Bunlar ilk teklife hiçbir zaman girmeyen kalemlerdir ve rezervasyon toplamınızla bankaya geçen tutarın uyuşmamasının sebebidir.
Her ekstra, yapılmadan önce teklife bir kalem olarak eklenmeli ve hasta tarafından onaylanmalıdır. Teklifiniz birinin elle yeniden dışa aktardığı bir PDF ise bu olmayacaktır. Teklifiniz hastanın görebildiği ve onaylayabildiği canlı bir belgeyse, bu kendiliğinden olur.
Paranın hesaba geçmesi, ödemenin yapılmasıyla aynı şey değildir
Bugün başarılı olan bir kart ödemesi, bugün hesabınızdaki para değildir. Kart ağları ve ödeme kuruluşları parayı provizyon, çekim ve mutabakat döngüsü boyunca tutar; üstelik çoğu ödeme kuruluşu, yüksek ters ibraz riskli gördüğü kategorilerdeki üye iş yerleri için dönen bir rezerv ya da ödeme gecikmesi uygular. Sağlık turizmi de böyle bir kategoridir; çünkü hizmet, para alındıktan haftalar sonra ve başka bir ülkede verilir.
Nakit akışınızı ödeme onayına göre değil, paranın hesabınıza geçtiği tarihe göre planlayın. İki pratik sonucu var: henüz hesabınıza geçmemiş bir kaporadan ödeme yapacağınız sözünü bir tedarikçiye — otele, laboratuvara, transfer şirketine — vermeyin ve iptal eden bir hastaya, hâlâ yolda olan bir bakiyeden iade yapmayın. İadeyi işletme sermayenizden yapın, ödeme akışı kendi kendine oturur.
GetClinic'te: portal üzerinden alınan ödemeler, dönem başına indirilebilir bir ekstreyle birlikte ödemelerde toplanır — her rezervasyon, her kalem, kesilen komisyon ve aktarılan net tutar. Komisyon yalnızca portal üzerinden onaylanan ve ödenen rezervasyonlardan alınır; dolayısıyla sonuçsuz kalan başvurular için tahakkuk ettirilecek bir şey yoktur.
Mali müşavirinizin gerçekte neye ihtiyacı var
Muhasebeciler klinik kayıtlarını can sıkıcı derecede aynı sebeplerle geri çevirir. Arkasından bir e-posta gelmeden kabul edecekleri bir ekstre, işlem başına şunların hepsini içerir:
- Sabit bir referans: ödemeyi bir rezervasyona, bir hastaya ve bir faturaya bağlayan, her üç sistemde de görünen tek bir kimlik.
- Tahsil edilen para biriminden brüt tutar ve farklıysa hastanın kartından çekilen para birimi.
- Ücretler ve komisyon ayrı satırlar olarak, toplamın içinde netleştirilmemiş halde. Ciro brüttür; komisyon satış maliyetidir. Netleştirmek ikisini de olduğundan küçük gösterir.
- İşlem tarihi ve ödemenin hesaba geçtiği tarih — bunlar yıl sonunda fark yaratacak sıklıkta farklı aylara düşer.
- Asıl işleme bağlanmış iadeler ve ters ibrazlar, bağımsız birer negatif ciro kaydı olarak değil.
Bunu her ay elle üretiyorsanız er geç sapacaksınız. Ödeme kuruluşunuzun veya platformunuzun ürettiği ekstreyi alın ve onu tek doğru kaynak yapın — sonra kendi kayıtlarınızı ona göre mutabık kılın, tersini değil.
Komisyon, KDV ve neyin ciro sayıldığı
Kliniklerin sürekli yanlış kaydettiği iki kalem var. Birincisi, platform veya acente komisyonu bir gider kalemidir, indirim değil. %12 komisyonlu €4.000'lık bir rezervasyon, €4.000 ciro ve €480 satış maliyetidir — €3.520 ciro değil. Net kaydedin; marj analiziniz, fiyat gözden geçirmeleriniz ve KDV matrahınız sessizce yanlışa gider.
İkincisi, yurt dışında yerleşik hastalara verilen sağlık hizmetlerinin vergisel muamelesi ülkeden ülkeye değişir ve paketin tıbbi olmayan kısımlarının — otel geceleri, transferler, tercüme — muamelesi aynı fatura içinde tıbbi kısımlardan çoğu zaman farklıdır. Kalem kalem tekliflerin hasta güveninin ötesinde önem taşımasının sebebi tam olarak budur: kalem kalem bir teklif zaten kalem kalem bir faturadır ve mali müşavirinizin her satıra doğru muameleyi uygulamasını sağlayan şey de budur. Ayrımı yerel bir danışmanla bir kez doğru kurun, sonra da hiçbir koordinatörün akılda tutmasına gerek kalmasın diye paket şablonlarınıza gömün.
Ay sonu rutini
Sınır ötesi finans, çeyreklik bir kazı çalışması değil de on beş dakikalık bir rutin olduğunda sağlıklı kalır. Her dönemin kapanışında: ödeme ekstresini çekin, rezervasyon listenizle eşleştirin, karşılığı olmayan her rezervasyonu ve karşılığı olmayan her ödemeyi araştırın ve ikisini dosyalayın. Her ay iki tür istisna karşınıza çıkacak — henüz yola çıkmamış bir hastanın kaporası ve yapılmış ama teklife hiç eklenmemiş bir ekstra. Birincisi normaldir ve ertelenmiş gelirde durmalıdır. İkincisi çoktan kaybettiğiniz paradır ve tek çözümü akış yukarısındadır: ekstrayı yapmadan önce teklife ekleyin.
Bu işi doğru yapan kliniklerin daha iyi mali müşavirleri yok. Daha az para birimleri, bir rezervasyonun rakamlarının yaşadığı tek bir yer ve birinin kafasından değil sistemden çıkan bir ekstreleri var.